Tecnología sin papel

Cuando revisé las oportunidades que me ofrecían las oficinas en renta en Polanco a través de Network Oficinas, me dí cuenta del potencial que tendría mi empresa al usar los recursos que ofrecen y vienen incluidos en la renta.

Esto me llevó también a considerar que mucho de lo que necesitaba para contar con una empresa donde el uso del papel se redujera era más que factible.

Entre las cosas necesarias para tener una oficina sin papel o tender a una con un consumo mínimo es el contar con la tecnología adecuada.

Muchas compañías ofrecen tecnología sin papel que puede ayudar a domesticar al monstruo del papel.

Si bien muchos sistemas de administración de datos, administración de documentos y otros sistemas sin papel están orientados a compañías más grandes con presupuestos también más grandes, es posible encontrar sistemas sin papel para oficinas más pequeñas que funcionan en menor escala.

Información extraída de: YouTube || WattPad 

Veamos entonces lo siguiente:

  1. a) Aspectos básicos

Sin duda, ya tienes una computadora con conexión a Internet, que necesitarás para tener una banca electrónica, correo electrónico y otras funciones.

Probablemente también tengas una impresora, que puedes usar para crear documentos PDF para almacenar en tu disco duro y, ocasionalmente, para imprimir en papel.

Podrás ahorrar en papel con una impresora que imprime en ambos lados de una hoja.

  1. b) Escáner

El escáner te ayudará a crear imágenes digitales a partir de documentos en papel, guardarlas como archivos PDF y luego almacenarlas electrónicamente en tu computadora o compartirlas con otras personas por correo electrónico o en un disco.

Si aún no tienes un escáner, puedes comprar uno para ayudar a reducir el papel.

  1. c) Teléfono inteligente

Un teléfono inteligente combina el teléfono celular y las capacidades del asistente digital personal (PDA).

Puedes usarlo para tomar y almacenar notas, leer y enviar correos electrónicos, eliminar trozos de papel al usar una libreta de direcciones electrónica y mantenerte en contacto donde sea que te encuentres.

  1. d) Copia de seguridad de datos

Con información importante ahora almacenada en tu computadora, no puedes darte el lujo de perder datos si tu computadora falla.

A menos que tengas mucho para almacenar, un CD o una unidad flash USB puede ser suficiente para hacer una copia de seguridad de los datos de tu computadora con regularidad.

Un CDR (grabable una vez) contiene aproximadamente 700 megabytes de datos, mientras que algunas unidades flash pueden almacenar hasta 2 gigabytes.

Querrás establecer un programa de respaldo regular, posiblemente una vez por semana, para que no se te olvide de hacerlo.

  1. e) Soluciones de seguridad

La protección de tu información es vital ante un ataque de los ciberdelincuentes.

Esto se hace con un software de protección contra virus y posiblemente un servidor de seguridad, un programa o dispositivo de hardware que filtre la información que ingresa a través de la conexión de Internet a la red privada.

  1. f) Fax electrónico

El envío de faxes electrónicos elimina el papel del proceso de envío de fax y elimina la necesidad de una máquina de fax convencional.

Al iniciar sesión en una empresa que brinda este servicio, puedes enviar y recibir faxes directamente desde tu computadora a través del correo electrónico o la Web.

Los faxes entrantes de máquinas convencionales se convierten en imágenes digitales y se envían al buzón de correo electrónico del destinatario.

  1. g) Otras opciones

La tecnología siempre avanza para hacer que la oficina sin papel sea más fácil.

Una de las opciones a considerar es la tecnología como NeatShoeBox, que escanea documentos como recibos y tarjetas de visita, extrae información clave de ellos y luego exporta los datos a aplicaciones como Quicken, Microsoft Excel y Outlook.